Politique de conservation des données et de suppression de compte

Mast Finance Sàrl. En vigueur depuis le 16 octobre 2026. Version 1.0

Version française. Le présent document existe en français et en anglais, tenus à jour ensemble. En cas de divergence ou de contradiction entre les deux versions, la version française prévaut.

1. Cadre légal

1.1 Code des obligations suisse (art. 958f CO)

Le droit suisse impose aux entités astreintes à l'obligation de tenir une comptabilité (soit l'entreprise qui utilise Mast) de conserver leurs pièces comptables pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice au cours duquel la dernière écriture a été passée. Sont notamment visés :

• les livres comptables (journal, grand livre, inventaire) ;
• les pièces justificatives ;
• les factures (émises et reçues) ;
• les relevés bancaires ;
• les documents relatifs à la TVA ;
• les rapports annuels et les rapports de révision.

Important : cette obligation incombe à l'entreprise (responsable du traitement) et non à Mast Finance Sàrl (« Mast Finance », « Mast ») en sa qualité de fournisseur SaaS (sous-traitant). Lorsqu'une entreprise ferme son compte Mast, il lui appartient de conserver ses propres pièces pendant la durée légale.

1.2 Loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD)

En vertu de la nLPD (entrée en vigueur le 1er septembre 2023) :

• Les données à caractère personnel doivent être supprimées ou anonymisées dès lors qu'elles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
• Une fois la relation d'affaires avec un client terminée, Mast n'a aucune base légale pour conserver durablement les données de ce client.
• Le principe de minimisation des données impose de limiter la conservation à ce qui est strictement nécessaire.

1.3 Portabilité des données

La nLPD confère aux personnes concernées le droit de recevoir leurs données à caractère personnel dans un format électronique courant. Mast étend ce droit à l'ensemble des données de l'espace client (et non aux seules données à caractère personnel), afin que les entreprises puissent exporter l'intégralité de leurs pièces financières avant la clôture de leur compte.

2. Suppression de compte et cycle de vie post-contractuel

Le même décompte jour 0 / jour 30 / jour 90 s'applique, que le compte soit supprimé à la demande du client ou que l'abonnement prenne simplement fin (résiliation, expiration d'une période d'essai gratuite, résiliation pour défaut de paiement ou fin de la période transitoire qui suit la relation avec un cabinet fiduciaire). Seule l'étape du jour 0 diffère, comme indiqué ci-après.

2.1 Jour 0 : suppression demandée, ou fin de l'abonnement

Suppression à votre demande. Pour faire supprimer le compte, écrivez à contact@mastfinance.io depuis l'adresse du propriétaire du compte. Avant de confirmer la suppression :

• nous vous proposons une archive complète de l'ensemble des données de votre espace client (fichier ZIP réunissant vos pièces comptables, vos documents et la piste d'audit du compte), à laquelle vous pouvez renoncer par écrit ;
• nous consignons dans le journal d'audit l'auteur de la demande de suppression, le fait que l'export a été fourni ou refusé, ainsi que l'horodatage.

Une fois la suppression confirmée, le statut de l'espace client passe à PENDING_DELETION. Les membres conservent un accès en lecture seule pendant 30 jours, le temps d'exporter les données, et rien ne peut être modifié. L'accès prend fin au jour 30. Vous êtes informé que les données sont conservées pendant 30 jours et que vous pouvez nous demander d'annuler la suppression pendant ce délai.

Lorsque Mast doit conserver les données d'un compte en raison d'un litige, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, toute suppression prévue de ces données, y compris celles du calendrier de suppression, est suspendue jusqu'à la levée de cette mesure de conservation, hormis les copies qui vous ont déjà été remises et les sauvegardes, qui expirent comme indiqué ; l'accès au compte prend néanmoins fin au jour 30.

Fin d'abonnement. Lorsque le compte parvient simplement au terme d'un abonnement résilié ou impayé, ou qu'une période d'essai gratuite expire, aucun verrouillage n'intervient au jour 0 : vous et vos utilisateurs conservez l'accès en lecture et en export pendant le délai de grâce de 30 jours décrit ci-après. L'accès prend fin au jour 30. La résiliation pour défaut de paiement est décrite à l'art. 9.7 des Conditions générales d'utilisation.

Compte libéré par un cabinet fiduciaire. Lorsqu'un cabinet fiduciaire cesse de payer ou de tenir le compte d'une entreprise, celle-ci conserve l'accès pendant la période transitoire indiquée dans l'avis que Mast lui adresse (art. 13 des Conditions générales d'utilisation). Si personne ne paie alors le compte, son jour 0 est la fin de cette période, et la fin d'abonnement ci-dessus s'applique.

2.2 Jour 0 à jour 30 : délai de grâce

• Dès la fermeture du compte, Mast prépare une archive complète de vos données et en informe l'adresse de facturation ou de contact du compte. Le propriétaire du compte peut la télécharger depuis Paramètres > Export des données jusqu'au jour 30.
• Toutes les données demeurent entièrement intactes.
• Vous pouvez vous connecter, consulter et exporter vos données pendant toute cette période via Paramètres > Export des données ; rien ne peut être modifié.
• Pour annuler une suppression et faire réactiver le compte, écrivez à contact@mastfinance.io. La réactivation vérifie la disponibilité des sièges : si une organisation a réattribué le siège libéré, la réactivation dans cette organisation est bloquée jusqu'à ce que son propriétaire libère un siège, et nous vous indiquons la ou les organisations ayant atteint leur capacité.
• Des courriels de rappel d'export sont adressés à l'adresse de facturation ou de contact du compte aux alentours du jour 20 (« 10 jours restants ») puis à nouveau aux alentours du jour 25 (« 5 jours restants, dernier avertissement »).
• Hormis la préparation de votre archive, aucun traitement automatisé de vos données n'a lieu pendant cette période.

2.3 Jour 30 : anonymisation des données à caractère personnel

• Anonymisation des données à caractère personnel des personnes physiques : les prénoms, noms, adresses électroniques, numéros de téléphone ainsi que les champs d'adresse et de coordonnées bancaires des utilisateurs sont remplacés par des empreintes SHA-256 ou effacés.
• Suppression définitive de l'utilisateur Cognito dans AWS Cognito.
• Effacement de la piste d'audit : la piste d'audit du compte, que contient votre archive, est supprimée du Service. Mast n'en conserve que des empreintes cryptographiques, qui n'en contiennent rien mais permettent de vérifier une copie que vous produiriez. Si vous n'avez ni reçu d'archive ni renoncé à en recevoir une, la piste d'audit est conservée jusqu'au jour 90.
• Le statut de l'espace client passe à ARCHIVED. Le JSON de paramétrage de l'espace client est effacé.
• Conservation de la raison sociale : la raison sociale de l'espace client et sa date de création sont conservées en tant que données d'entreprise (et non données à caractère personnel de personnes physiques), aux fins du recoupement avec la facturation propre de Mast.
• La réactivation n'est plus possible passé ce stade.

2.4 Jour 90 : purge des données financières

• Suppression définitive de l'ensemble des données financières rattachées à l'espace client :

  • factures, avoirs, offres, commandes, bons de livraison ;
  • factures fournisseurs, notes de frais, commandes d'achat ;
  • écritures et lignes d'écritures comptables ;
  • comptes bancaires et transactions bancaires ;
  • clients, fournisseurs, produits, centres de coûts ;
  • immobilisations et plans d'amortissement ;
  • exercices comptables et périodes comptables ;
  • taux d'imposition, paramètres de TVA ;
  • plan comptable ;
  • profil et paramètres de l'entreprise ;
  • rôles et autorisations ;
  • équipes et appartenances aux équipes.

• Suppression des enregistrements utilisateur (déjà anonymisés au jour 30).

La purge a lieu une fois vos données remises dans une archive, ou après que vous avez renoncé par écrit à cette archive. Jusque-là, elles sont conservées.

Si votre compte a été fermé avant que vous ayez téléchargé votre archive, nous pouvons envoyer à l'adresse de facturation ou de contact du compte un lien pour la télécharger. Le lien est valable sept jours, pour cinq téléchargements au plus, et nous écrivons à cette adresse à chaque utilisation. Toute personne qui dispose du lien peut télécharger l'archive : ne transférez pas cet e-mail. Nous supprimons vos données une fois l'archive téléchargée et le lien fermé, ou une fois que vous avez renoncé à l'archive par écrit. La renonciation doit être faite par écrit par le titulaire du compte, une personne qui signe pour votre entreprise ou votre représentant mandaté.

• Conservé par Mast (au titre de l'obligation de conservation de dix ans qui lui incombe en vertu de l'art. 958f CO) :
  • l'enregistrement de l'espace client (identifiant, raison sociale, identifiant abrégé, plan d'abonnement, date de création, date de suppression, date de purge), qui sert de référence croisée de facturation pour identifier l'entreprise à laquelle Mast a adressé ses factures ;
  • des empreintes cryptographiques de la piste d'audit (condensats uniquement, sans contenu), afin que l'intégrité de l'archive qui vous a été remise puisse toujours être établie ;
  • les pièces de facturation Stripe (factures d'abonnement, historique des paiements), conservées de manière externe chez Stripe et rattachables par l'identifiant de l'espace client.

Cette structure garantit que Mast peut toujours identifier l'entreprise facturée et la période concernée, satisfaisant ainsi à l'obligation de conservation de dix ans, sans conserver la moindre donnée financière ou personnelle propre au client.

3. Export des données

3.1 Disponibilité de l'export

Le propriétaire du compte peut exporter l'ensemble des données de son espace client à tout moment :

• depuis la page Paramètres > Export des données de l'application, y compris lorsque le compte est en lecture seule ou pendant le délai de grâce de 30 jours ;
• au moyen de l'export que Mast Finance propose avant de confirmer une demande de suppression.

3.2 Contenu de l'export

L'export comprend l'ensemble des données rattachées à l'espace client, organisées par type d'entité :

3.3 Format de l'export

Une archive ZIP : vos données par type d'entité, au format JSON ou CSV, vos documents dans leur format d'origine, et un manifeste qui recense chaque document avec son empreinte SHA-256. Elle est constituée en arrière-plan ; le propriétaire du compte la télécharge depuis Paramètres > Export des données, où elle reste disponible 30 jours après sa création.

3.4 Avertissement légal

L'export comporte un avertissement rappelant à l'entreprise qu'il lui appartient de conserver ses pièces comptables pendant 10 ans en vertu du droit suisse (art. 958f CO).

4. Ce que Mast conserve après la purge complète

Une fois la purge des 90 jours effectuée, les seules données conservées par Mast sont les suivantes :

Aucune donnée à caractère personnel de personne physique (noms, adresses électroniques personnelles, numéros de téléphone) ni aucune donnée financière de client (factures, écritures, transactions bancaires) n'est conservée dans le Service après la purge des 90 jours. Les sauvegardes chiffrées de la base de données de production prises auparavant, conservées à l'écart du Service, expirent dans les 12 mois qui suivent leur création et ne servent qu'à rétablir le Service après un sinistre (Politique de confidentialité, section 4). L'enregistrement de l'espace client ne conserve que la raison sociale et les métadonnées d'abonnement nécessaires à Mast pour identifier qui elle a facturé, comme l'exige le droit comptable suisse.

5. Contact

Pour toute question relative à la conservation des données ou pour demander la réactivation d'un compte pendant le délai de grâce :

• Adresse électronique : contact@mastfinance.io
• Objet : « Demande de réactivation de compte » (en indiquant la raison sociale et l'adresse électronique du propriétaire)

6. Langue

Le présent document existe en français et en anglais, tenus à jour ensemble. En cas de divergence entre les deux versions, la version française prévaut. Toute version dans une autre langue n'est fournie qu'à titre d'information.

Mast Finance Sàrl, Rue Centrale 15, 1003 Lausanne, Suisse. contact@mastfinance.io